KPI manutenzione: se misuri male, decidi peggio

Quali KPI usare davvero nella manutenzione per leggere prestazioni, criticità, tempi, costi e qualità del servizio

Partiamo dall’informazione fondamentale, ovvero che cosa sono i KPI manutenzione: indicatori chiave di prestazione che vengono usati per riuscire a leggere efficienza ed efficacia della funzione manutentiva. Detto ciò, è importante capire qualcosa in più appunto sulla manutenzione.

Innanzitutto capacità di intervento, competenze tecniche ed esperienza nel settore non sempre bastano. È fondamentale avere a disposizione dei dati in grado di raccontare cosa sta succedendo all’interno di un edificio, e quindi – per esempio – quali sono i guasti più frequenti e quanto spesso si verificano, quanto tempo serve per intervenire, quanto costa mantenere un asset, quali sono le attività preventive e quali invece le criticità maggiori e in aumento.

Tutto questo serve per prendere decisioni efficaci: è proprio qui che emerge l’importanza dei KPI manutenzione. Ma attenzione, perché non basta “misurare”, bisogna saperlo fare bene. Gli indicatori non devono essere scollegati dagli obiettivi, dai rischi e dalle decisioni operative, altrimenti il dato rimane tale e non serve a nulla. Anzi, ancor peggio, perché se si misura male, si finisce per decidere anche peggio.

Non basta avere molti dati: cosa serve

Oggi gli asset sono sempre più complessi, la manutenzione odierna deve fare i conti – inoltre – con continuità del servizio, vincoli economici, bisogno di programmare gli interventi e alti requisiti di sicurezza.

La UNI EN 15341:2022 (per i Key Performance Indicators della manutenzione) propone un quadro di indicatori allo scopo di valutare e migliorare efficacia, efficienza e sostenibilità della manutenzione di asset fisici, includendo infrastrutture, edifici civili e sistemi di trasporto.

Il KPI non dovrebbe essere scelto perché è facile da calcolare, ma perché aiuta a comprendere una prestazione e a orientare un’azione.

Un sistema di KPI manutenzione efficace quindi deve poter indicare ai professionisti se sono davvero in grado di intervenire prima che il problema diventi un guasto, ma anche quanto tempo passa tra la segnalazione e la presa in carico e quanto ne serve invece per il ripristino.

Non è tutto, i KPI manutenzione sono in grado di dirci quali sono gli asset che generano più criticità, quanti soldi vengono spesi e per quali motivi, quali sono i rischi che restano scoperti e se la manutenzione sta migliorando.

Quali sono i KPI manutenzione davvero utili

Non esiste una risposta univoca, perché l’elenco varia per ogni differente tipologia di organizzazione. Gli indicatori devono essere coerenti con il tipo di asset, il servizio da garantire, la criticità e il modello organizzativo. Possiamo però dire con certezza quali son le variabili che devono essere considerate:

• tempi: capire la velocità del processo manutentivo, il tempo infatti è uno degli indicatori più immediati della qualità del servizio, ma possiamo parlare di differenti fattori quali il tempo di risposta, il tempo di intervento, il tempo di ripristino;
• affidabilità e disponibilità: indicatori come MTBF (Mean Time Between Failures) e MTTR (Mean Time To Repair) aiutano a leggere rispettivamente la frequenza dei guasti e il tempo medio necessario per il ripristino;
• manutenzione preventiva, i KPI devono saper misurare quanto si anticipa il problema (percentuale di manutenzione preventiva eseguita nei tempi previsti, quota di attività correttive rispetto al totale e rispetto del piano manutentivo);
• costo, è fondamentale sapere quanto si spende, ma attenzione a non interpretare male, serve anche capire perché si spende. Costi inferiori non equivalgono necessariamente a una gestione migliore, anzi. Un taglio della manutenzione può ridurre il costo nel breve periodo e aumentare guasti, indisponibilità e rischio nel medio-lungo periodo;
• qualità, considerare il numero di ordini chiusi come sinonimo di efficienza è un grande errore. Bisogna tenere conto infatti del tasso di rientro dello stesso guasto, degli eventuali interventi ripetuti sul medesimo asset, della non conformità, del rispetto delle specifiche e della soddisfazione dell’utente finale del servizio.

KPI manutenzione e decisione finale

Quando ogni indicatore è collegato a una domanda e una possibile decisione allora significa che il sistema di KPI manutenzione funziona davvero.

I KPI devono essere comprensibili, verificabili e utilizzabili nelle riunioni operative, nella programmazione degli interventi e nelle decisioni sugli investimenti. Tutti i tecnici, responsabili della manutenzione, direzione, property/facility management e fornitori devono conoscerli e “parlare la stessa lingua”.

Il ruolo dei KPI manutenzione

Un sistema KPI manutenzione maturo sa e può collegare dimensioni diverse con estrema semplicità. Cosa significa? Facciamo degli esempi: un KPI non deve mai essere letto isolatamente, perché un intervento molto lungo potrebbe essere corretto se la qualità aumenta, costi più elevati possono essere accettati se i rischi si riducono in maniera significativa, e così via.

Come spiegato in precedenza: tempi, costi, qualità e rischi sono i fattori da tenere in considerazione e costruiscono una utile rappresentazione della performance manutentiva rispetto a qualsiasi singolo numero.

Ogni indicatore deve aiutare l’organizzazione a capire le conseguenze delle proprie scelte e a decidere come usare risorse tecniche ed economiche. La ISO 55000:2024 pone l’accento su valore, allineamento, leadership e risultati della gestione degli asset.

KPI manutenzione, come creare un sistema realmente operativo

Il percorso dovrebbe partire dagli obiettivi: prima si definisce che cosa si vuole migliorare e poi si scelgono quelli che sono gli indicatori che servono davvero. Per ognuno bisogna poi stabilire la fonte del dato, il responsabile, formula e definizione, la frequenza di rilevazione, la modalità di lettura, il target o la soglia e l’azione prevista quando il valore si discosta dall’obiettivo.

La qualità del dato deve assolutamente essere verificata, perché è inutile creare un KPI preciso, su informazioni incomplete o non omogenee, in questo caso si rischia di avere una falsa sensazione di controllo.

Attenzione anche a rivedere periodicamente i vari indicatori, perché alcuni KPI che oggi possono essere molto utili, domani possono diventare assolutamente irrilevanti, visto che potenzialmente cambiano i rischi, gli asset, le priorità.

I KPI manutenzione sono strumenti di governo, non servono per fare report e registrare il numero di interventi, il tempo medio di chiusura o il costo totale. È fondamentale saper interpretare questi dati nel contesto e collegarli a quelli che sono i reali obiettivi dell’organizzazione.

Solo se i numeri danno la facoltà di distinguere quello che costa da ciò che genera valore, quello che è efficiente da ciò che è solo veloce e ancora quel che è urgente da ciò che è importante, allora possiamo davvero dire che la manutenzione è più governabile.

Misurare bene consente quindi di rendere le decisioni più comprensibili, condivise e operative: questo è il valore di un sistema di KPI progettato intorno alle esigenze reali degli asset e dell’organizzazione. Parliamo dei KPI davvero utili per la tua organizzazione.