Audit documentale, gli errori da non fare: costano caro

Il problema non è il documento mancante, è il sistema che non regge: gli errori più frequenti nella gestione che fanno perdere tempo, denaro e serenità prima di un audit documentale

Quando si avvicina il momento di eseguire un audit documentale, molte aziende iniziano una vera e propria (e controproduttiva) corsa contro il tempo per riuscire a trovare certificati, autorizzazioni, verbali, relazioni tecniche, pratiche edilizie e documenti amministrativi. Oggi vogliamo sottolineare quanto, nella maggior parte dei casi, il problema non sia il singolo documento mancante ma l’intera gestione.

Il rischio reale è rappresentato da un sistema documentale poco controllato e frammentato, colmo di criticità che purtroppo emergono proprio nel momento in cui l’organizzazione dovrebbe invece dimostrare il contrario, ovvero affidabilità, efficienza e conformità.

La gestione di pratiche tecniche, autorizzazioni, manutenzioni, certificazioni e documentazione normativa è un’attività continua: per questo la gestione documentale deve essere efficace, altrimenti può trasformarsi in un costo economico e organizzativo molto alto e difficile da gestire.

Con oltre 25 anni di esperienza nei servizi avanzati per l’edilizia e l’ingegneria civile, Studio Poseidon supporta aziende, property manager, gestori immobiliari e organizzazioni nella gestione tecnica e documentale del patrimonio immobiliare, con un approccio orientato alla prevenzione dei rischi e all’efficienza operativa.

Cos’è un audit documentale e perché è così importante

Un audit documentale è una verifica che mira al controllo di completezza, correttezza, reperibilità e aggiornamento di tutti i documenti relativi a un immobile, un impianto, un processo o un’organizzazione. Non serve solo per verificare che i documenti ci siano, ma l’obiettivo è anche controllare che tutti gli incartamenti esistenti siano coerenti tra loro, facilmente rintracciabili e conformi alle normative applicabili del settore di riferimento.

È importante quindi verificare la presenza e l’allineamento di documentazione catastale e impiantistica, certificazioni tecniche, pratiche edilizie, varie autorizzazioni utili all’interno dell’organizzazione, documenti sulla sicurezza, registri di manutenzione e verbali di verifica.

Una documentazione ben organizzata dà la possibilità all’azienda di diminuire i rischi, velocizzare i processi decisionali e garantire una gestione più efficiente degli immobili e delle infrastrutture.

Quanto può costare davvero una gestione documentale inefficiente

Sono ancora troppe le aziende che ancora oggi si rendono conto di avere criticità documentali solo ed esclusivamente nel momento in cui arriva un controllo, una verifica ispettiva, una compravendita immobiliare o un contenzioso. Ed è proprio lì che saltano fuori i costi che fino a quel momento erano nascosti, perché non compaiono direttamente nei bilanci ma incidono comunque ogni giorno sulla produttività e sull’organizzazione stessa.

Quali sono? Vediamo i principali:

• ritardi nelle verifiche tecniche;
• errori derivanti dall’utilizzo di versioni non aggiornate;
• tempo perso nella ricerca dei documenti;
• duplicazione delle attività;
• aumento del rischio di contestazioni e sanzioni;
• difficoltà nel dimostrare la conformità normativa.

Problemi che emergono sempre nei momenti più delicati e costosi della vita aziendale, quando ogni ritardo può trasformarsi in una perdita economica importante e rischiosa.

Gli errori da non commettere

Vediamo quali sono gli errori da non fare:

1. documenti dispersi in archivi diversi, sparsi quindi in differenti cartelle condivise, salvati su vari computer personali, archivi cartacei, email e piattaforme varie. Informazioni non centralizzate rendono la ricerca lenta e inefficiente e in fase di audit documentale questo genera ritardi, incomprensioni e il rischio di considerare assente un documento che in realtà esiste ma non si trova;
2. versioni incoerenti dello stesso documento: una relazione tecnica, una planimetria, un certificato o una pratica edilizia spesso vengono modificate più volte senza un sistema efficace di controllo delle revisioni, così alla fine accade che persone diverse usano differenti versioni dello stesso documento e causano rallentamenti, problemi, errori e potenziali contestazioni;
3. responsabilità non definite: è importante sapere quali sono i soggetti preposti per l’aggiornamento dei documenti, chi controlla le scadenze, chi invece verifica che i documenti siano completi. Attenzione, perché se le responsabilità non sono chiaramente assegnate, si creano zone grigie che aumentano il rischio di errori e alcune attività potrebbero essere duplicate mentre altre non venire nemmeno eseguite;
4. ancora troppe organizzazioni affrontano la documentazione solo nel momento in cui c’è una necessità immediata, come un audit, una verifica normativa o una richiesta da parte di un cliente: il personale in questo modo è costretto a lavorare in emergenza, e questo può complicare di parecchio la gestione aziendale e documentale;
5. mancato controllo delle scadenze: certificazioni, autorizzazioni, verifiche periodiche e documenti tecnici sono spesso soggetti a scadenze precise, motivo per il quale non può mancare un sistema di monitoraggio, perché altrimenti si rischia di accorgersi troppo tardi della necessità di rinnovi o di importanti aggiornamenti. Prevenire le criticità e garantire la continuità operativa sono aspetti fondamentali per una corretta gestione documentale e aziendale.

Non conta solo il singolo documento: l’importanza dell’intero sistema

Se in occasione di un audit documentale viene evidenziato un problema, allora possiamo dire con certezza che la causa non è quasi mai imputabile al documento mancante in sé. Nella grande maggioranza dei casi, il documento che non esiste è semplicemente il sintomo di una criticità organizzativa che in realtà è molto più ampia.

Infatti il sistema documentale, per essere davvero efficace, deve garantire:

• prima di tutto informazioni complete e coerenti;
• reperibilità immediata;
• aggiornamento costante;
• attribuzione chiara delle responsabilità;
• monitoraggio di tutte le scadenze;
• controllo delle revisioni.

Se tutti questi elementi sono presenti, allora l’audit diventa una verifica ordinaria e anche per alcuni versi piacevole per l’azienda, perché serve a mantenere l’ordine documentale e verificare che tutto sia al posto giusto e strategico. I controlli quindi si trasformano da un “evento stressante” a un momento di consapevolezza e ordine.

Perché fare un check documentale pre-audit

Consigliamo sempre di non arrivare impreparati in fase di audit ma di fare sempre un controllo preventivo, che permette di individuare eventuali criticità prima che si trasformino in veri e propri problemi.

Con il check documentale pre-audit è possibile infatti identificare l’eventuale esistenza di duplicazioni o incongruenze, controllare la conformità normativa e l’eventuale assenza di documenti o la loro scadenza, verificare la completezza della documentazione, migliorare l’organizzazione degli archivi e diminuire i tempi e tutti i costi legati alle verifiche.

Solo così è possibile ridurre i rischi e affrontare ogni verifica con più tranquillità.

Per concludere, ricordiamo che versioni incoerenti di documenti, carte disperse, responsabilità incerte sono purtroppo dei chiari segnali di un sistema documentale che non è più in grado di sostenere le esigenze operative dell’organizzazione.

I costi che ne derivano spesso sono invisibili fino a quando non si presenta un audit documentale, e lì arrivano i problemi: ecco perché è fondamentale intervenire prima, evitare perdite di tempo e denaro inutili. Richiedi un check documentale pre-audit.

Un controllo preventivo può aiutarti a individuare criticità nascoste, ridurre i rischi e affrontare ogni verifica con serenità ed efficienza.