IA e facility management: il nodo non è il software

Nel facility management l’IA vale poco senza adozione umana, dati affidabili e processi capaci di reggere il cambiamento

Ormai non si parla d’altro: intelligenza artificiale. E oggi sta entrando anche nel mondo del facility management, ormai la troviamo in ogni settore. Se prima spaventava, ora i più arditi hanno compreso quanto invece può essere utile, per chi la sa utilizzare, per migliorare il proprio lavoro e le proprie performance.

Ebbene, nel facility management è lo stesso. Infatti si può applicare in numerosissimi casi, tra cui l’analisi dei consumi, la manutenzione predittiva, ma anche la gestione documentale, l’ottimizzazione degli interventi e il rilevamento delle anomalie.

Attenzione però a non sottovalutare un aspetto molto importante, perché è fondamentale tenere presente che nel facility management il valore dell’IA non dipende solo dalla qualità del software.

In che senso? Possiamo avere a che fare con un algoritmo sofisticato, un sistema che integra modelli avanzati e un’interfaccia che restituisce dashboard evolute. Ma se l’organizzazione che deve servirsi di quelle informazioni è frammentata, se i dati sono incompleti o incoerenti e i processi non sono progettati per trasformare gli output in decisioni, allora l’IA qui diventa solo un livello tecnologico aggiuntivo, ma non può avere il reale impatto operativo del quale invece ha tutto il potenziale.

Per chi gestisce edifici, impianti e patrimoni immobiliari complessi è un tema importante e Studio Poseidon lavora proprio in quell’ambito, dove manutenzione, programmazione, competenza tecnica e gestione delle strutture devono tradursi in continuità, sicurezza ed efficienza.

L’IA non corregge automaticamente un’organizzazione mal strutturata

L’IA non può quindi sostituire una buona organizzazione, può invece amplificarla. Ma attenzione alle organizzazioni mal strutturate.

Perché se un processo funziona bene, le informazioni in possesso sono attendibili e le responsabilità all’interno dell’organizzazione sono ben definite, allora l’IA può contribuire a renderlo più veloce, predittivo e scalabile.

Nel caso contrario, in cui informazioni, responsabilità e procedure sono disordinate e incoerenti, allora la tecnologia rischia di rendere più sofisticata proprio quella disorganizzazione. Nel facility management il problema è evidente: un dato che esiste non significa necessariamente che sia accessibile, aggiornato, coerente e utilizzabile.

Ma bisogna prestare attenzione, perché prendere decisioni sulla base di dati sbagliati rappresenta un rischio molto alto. Motivo per cui iniziare a investire nell’IA non significa per forza acquistare un nuovo strumento, ma essere in grado di mettere ordine nell’ecosistema informativo e operativo che quello strumento dovrà usare.

IA facility management: senza dati affidabili, il risultato è superficiale

Un sistema di Intelligenza Artificiale può analizzare anche enormi quantità di informazioni, trovare le varie correlazioni e realizzare delle previsioni. Ma non ha ovviamente la capacità e la facoltà di trasformare automaticamente dati incoerenti in affidabili.

La qualità del dato nel facility management riguarda aspetti molto concreti, tra cui le condizioni operative, l’identificazione degli asset, le caratteristiche degli impianti, lo storico degli interventi, la frequenza dei guasti, le anomalie, i consumi, la documentazione tecnica e i tempi di intervento.

Se questi elementi non sono aggiornati o non sono collegati in maniera corretta tra loro, allora anche il modello più moderno ed evoluto può produrre indicazioni difficili da verificare o usare.

È fondamentale quindi chiedersi quali dati si hanno a disposizione, se sono realmente coerenti e affidabili e quali decisioni si vogliono migliorare.

Il ruolo delle persone

Nel facility management l’IA entra in processi nei quali l’esperienza dei professionisti, le responsabilità e la capacità di intervento delle persone continuano a essere fondamentali. È vero che un sistema automatizzato può segnalare che un componente sta “lavorando” in maniera anomala, può anche prevedere una possibile criticità o indicare quali sono le priorità nella manutenzione.

Ma deve sempre esserci una persona in grado di interpretare l’informazione, verificarla nel contesto e trasformarla in un’azione. Ecco perché in apertura dicevo che l’Intelligenza Artificiale oggi spaventa solo chi non sa come utilizzarla, migliora invece il lavoro per chi sa servirsene nel modo giusto.

Il personale che lavora all’interno di un’organizzazione deve sapere e capire il motivo per cui viene introdotto uno strumento, quali problemi dovrebbe risolvere, quali decisioni può supportare e quali invece continuano a essere di responsabilità umana. Non è tutto, è fondamentale anche essere in grado di riconoscere gli output dell’IA credibili e attendibili da quelli che invece necessitano di una verifica.

E quindi, l’adozione umana non è un ostacolo esterno alla tecnologia, anzi: è proprio una delle sue condizioni operative.

Processi che reggono il cambiamento

Purtroppo può succedere anche che i progetti di IA falliscano nonostante dati e software siano adeguati, ma è nel processo che va trovata la reale causa. Cosa significa? Per fare un esempio: se abbiamo un sistema in grado di rilevare anomalie e prevedere possibili problemi su un impianto, ma non sono state previste delle procedure di validazione degli alert, di definizione delle responsabilità, assegnazione interventi, registrazione esiti e aggiornamento storico, allora la previsione fatta dall’IA resta una notifica, senza alcuna conseguenza operativa.

Se l’informazione invece entra in un flusso operativo, allora crea valore e il facility management può passare da una logica reattiva a una più preventiva e predittiva. Questo significa non solo sapere che potrebbe accadere qualcosa, ma avere a disposizione un’organizzazione che agisce prima che il problema diventi un rischio reale, un fermo macchina e conseguenti costi e problemi.

La vera infrastruttura dell’IA

Parlare di IA nel facility management significa parlare anche di cultura organizzativa, che deve essere orientata al dato e quindi considerare ogni informazione come un patrimonio operativo, non un semplice prodotto collaterale.

Chi lavora oggi per la manutenzione degli edifici dovrebbe costantemente registrare gli interventi, conservare lo storico e rendere nuovamente utilizzabile il patrimonio conoscitivo. Altrimenti la tanto utile Intelligenza Artificiale rischia di fermarsi in un punto morto e di diventare una dashboard in più, un assistente digitale in più, un report generato automaticamente in più, e insomma, nulla di realmente utile e utilizzabile.

Usata a dovere, invece, l’IA può essere un ottimo strumento per migliorare la programmazione della manutenzione, identificare quelle che sono le priorità all’interno dell’organizzazione, supportare decisioni tecniche e usare le risorse disponibili in modo più efficace.

Anche Studio Poseidon crede molto nel valore dell’IA come strumento per migliorare il facility management e la manutenzione degli edifici. L’approccio della stessa azienda combina competenza tecnica, programmazione della manutenzione ordinaria e predittiva, consulenza e gestione integrata delle attività manutentive.

L’IA nel facility management rappresenta la prossima evoluzione tecnologica e dovrebbe essere introdotta nel momento in cui si presenta un vero problema operativo che può essere affrontato meglio usando i dati, l’automazione e le capacità predittive. Prima infatti devono venire l’obiettivo, il processo e il dato. Poi la tecnologia.

L’IA non deve quindi solo produrre informazioni, deve entrare nel lavoro quotidiano e migliorare la qualità delle decisioni. Perché il problema non è il software, ma quanto l’organizzazione è in grado di essere abbastanza trasparente, strutturata e competente da usare quel software con criterio.

Nel facility management, l’intelligenza artificiale può essere un enorme acceleratore e migliorare il lavoro quotidiano, ma è importante che trovi dati aggiornati e affidabili, persone preparate, processi solidi e una cultura che sostiene il cambiamento.

Parliamo di IA applicata al facility con criterio operativo.