Il problema non è riparare, ma arrivare troppo tardi: perché la manutenzione reattiva costa di più

Aspettare il guasto e appoggiarsi alla manutenzione reattiva sembra più semplice, ma spesso produce costi maggiori, disordine, urgenze, attriti interni e minore controllo del rischio

A prima vista la manutenzione reattiva, l’approccio che abbiamo sempre utilizzato negli anni in ogni settore (agire quando il danno si presenta palesemente) può sembrare la scelta più semplice. Aggiustare ciò che non va nel momento in cui si verifica il problema, risolvere la situazione e tornare alla normalità può sembrare facile, giusto e meno oneroso, ma è importante sapere che non è così e per quale motivo.

La realtà infatti è differente, il problema non è riparare, ma arrivare troppo tardi. Quando un edificio, un impianto o una componente dell’involucro edilizio presentano danni o guasti evidenti, il costo dell’intervento inevitabilmente sale e non coincide più solo con quello della riparazione: bisogna pensare infatti a urgenze, indisponibilità, organizzazione delle squadre, ricerca dei materiali, interferenze con altre attività e l’impossibilità di decidere con calma, andando ad agire in emergenza.

Aspettare il guasto può sembrare efficiente

Nell’immediato, se si decide di mandare avanti l’approccio alla manutenzione reattiva, allora si evitano tutte le attività di manutenzione programmata e quindi non si interviene finché non ce n’è apparentemente bisogno. In questo modo non si spende nulla “prima” e si destina tutto il budget a ciò che è urgente.

Così però si confonde il costo evitato oggi con il costo totale nel tempo. La manutenzione reattiva riduce la pianificazione, è vero, però purtroppo aumenta l’imprevedibilità. E nel momento in cui un problema diventa urgente, allora anche la possibilità di scegliere la soluzione migliore diminuisce.

Un intervento programmato può essere pianificato in base a quelle che sono le condizioni dell’edificio, le disponibilità operative, i materiali e le priorità. Un guasto, invece, impone tempi e condizioni.

Il costo del guasto non è solo il costo della riparazione

Per capire i costi della manutenzione reattiva bisogna tener conto che un guasto può generare almeno quattro livelli di costo:

• prima di tutto il costo tecnico, quello più evidente, tra materiali, diagnosi, manodopera e ripristino;
• il costo dell’urgenza, ovviamente nel momento in cui è necessario intervenire immediatamente o con estrema rapidità, non è possibile organizzare al meglio risorse e attività e anche la disponibilità dei materiali o delle competenze necessarie può diventare un fattore critico;
• il costo operativo, qualsiasi danno, problema e malfunzionamento può interferire con attività, spazi, persone e interventi già programmati. Il problema tecnico diventa così un problema organizzativo;
• il costo del rischio. Se una condizione anomala resta non gestita per parecchio tempo, allora l’incertezza sulle sue conseguenze aumenta. Secondo la ISO 55001 la gestione degli asset deve proprio integrare decisioni, performance, costi e gestione del rischio.

Un altro costo: il disordine operativo

Aspettare il guasto può aumentare anche il disordine operativo, un costo meno misurabile, ma concreto. Se la manutenzione viene attivata sempre dalle emergenze, allora le priorità devono essere definite a seconda dell’evento che si verifica in quel momento.

Un’attività urgente purtroppo può venir prima di una manutenzione programmata e quindi c’è bisogno di riallocare una squadra, di dare compiti non previsti a un responsabile e così via. Con il passare del tempo si crea un sistema in cui il lavoro viene guidato dagli imprevisti.

In questo ambito, l’ISO Technical Committee 251 – parlando di asset management – sottolinea il problema dei silo effects, ma cosa significa? Quando le funzioni coinvolte nella gestione tecnica non riescono a coordinarsi in maniera efficace, allora possono emergere attriti e inefficienze.

Per questo non possiamo considerare la manutenzione solo come una “cosa da tecnici” che intervengono su un componente, è importante che insieme a questo ci siano anche un buon coordinamento, informazioni e decisioni corrette.

Il vantaggio della manutenzione programmata

L’obiettivo di una organizzazione non dovrebbe essere eliminare totalmente la manutenzione reattiva, perché ovviamente, per quanto ci si provi, ci sono guasti inevitabili e interventi correttivi che diventano comunque strettamente necessari.

Il vero scopo è riuscire a evitare che il reattivo diventi la prassi, ovvero il modello dominante di gestione da seguire. La manutenzione preventiva e predittiva permette di spostare alcune decisioni dal momento dell’emergenza a quello della pianificazione, ed è proprio quello che consiglia anche Studio Poseidon: si occupa di manutenzione dell’involucro edilizio, programmazione della manutenzione ordinaria e predittiva, verifiche, consulenza tecnica e facility management.

Solo così si può decidere meglio quando fare manutenzione. La Federal Highway Administration ha documentato casi in cui strategie di manutenzione preventiva hanno dato alle organizzazioni la possibilità di evitare interventi di riabilitazione e ricostruzione molto più costosi.

Chi gestisce un patrimonio immobiliare non dovrebbe chiedersi solo quanto costa intervenire e quanto costa riparare un problema, ma quanto costa arrivare a un determinato problema quando è già diventato urgente: è una differenza di prospettiva decisiva.

Diminuire i costi della manutenzione reattiva non vuol solo dire spendere meno per le riparazioni, ma anche aumentare la capacità di osservare, programmare, stabilire quali sono le priorità e intervenire prima che un problema si trasformi in emergenza.

Con la manutenzione reattiva non paghi solo quando qualcosa si rompe, ma anche tutto ciò che nel tempo si perde, controllo, prevedibilità e capacità decisionale. Con questo non vogliamo dire che con la manutenzione efficace si elimina qualsiasi tipo di imprevisto, anzi, però è possibile almeno ridurne l’impatto e impedire che l’imprevisto governi l’intera organizzazione.

Confrontiamoci su come ridurre la dipendenza dal reattivo.