PA e manutenzione: programmare per evitare urgenze

Nella PA l’urgenza costa due volte: programmare la manutenzione significa ridurre emergenze, blocchi di servizio, sprechi e pressioni organizzative

Nella pubblica amministrazione, programmare manutenzione significa proteggere servizio, bilanci, reputazione e qualità degli spazi pubblici nel tempo in modo stabile. La manutenzione all’interno degli edifici purtroppo ancora oggi viene affrontata troppo spesso come una risposta a un problema che si è già manifestato, come un impianto che non funziona, una perdita d’acqua, un guasto improvviso o un’infiltrazione. Tutto ciò richiede l’attivazione di procedure d’urgenza che necessitano di velocità degli interventi, risorse immediate e una gestione organizzativa certamente complessa.

Nonostante questo, nella Pubblica Amministrazione l’urgenza è quasi sempre uno dei costi che è possibile evitare, e non solo dal punto di vista economico, ma anche operativo, amministrativo e reputazionale. La manutenzione programmata PA comprende la pianificazione degli interventi prima che il guasto si verifichi, in modo da garantire continuità dei servizi, ottimizzazione le risorse disponibili e conservazione del valore del patrimonio immobiliare pubblico nel tempo.

Perché nella PA l’urgenza costa due volte

Un guasto improvviso che si verifica all’interno di un edificio pubblico nasconde un grande problema, gli effetti collaterali causati dall’emergenza coinvolgono tutta l’organizzazione. Si verificano infatti limitazioni o interruzione dei servizi ai cittadini, un’accelerazione delle procedure amministrative, il bisogno di reperire immediatamente le risorse economiche necessarie, una crescente pressione sugli uffici territoriali e anche il possibile peggioramento delle condizioni dell’edificio se si interviene sul problema solo una volta visto il danno.

È chiaro quindi che l’urgenza necessita di una spesa più elevata per raggiungere un risultato che purtroppo molte volte è inferiore rispetto a quello ottenuto con un intervento pianificato. Ecco perché la manutenzione non deve essere considerata un costo straordinario, ma una componente fissa della gestione del patrimonio pubblico.

Buona amministrazione e programmazione

Investimenti e appalti necessitano di un’ottima programmazione, ma non solo: In realtà la programmazione è fondamentale nell’intera gestione dei beni pubblici.

Anche il Codice dei Contratti Pubblici sottolinea l’importanza della fase di programmazione, elemento essenziale per garantire efficacia, efficienza e buon uso delle risorse pubbliche. Lo stesso vale per le Linee guida ANAC dedicate ai servizi di manutenzione degli immobili, che definiscono quanto una corretta gestione manutentiva debba partire da un’analisi molto attenta dei fabbisogni e dalla pianificazione delle attività, distinguendo le diverse tipologie di manutenzione (programmata, predittiva, migliorativa e a guasto) in funzione degli obiettivi dell’amministrazione. La manutenzione programmata non può essere quindi considerata solo una scelta tecnica, ma una modalità organizzativa che va di pari passo con i principi di buona amministrazione.

Manutenzione programmata PA: di cosa si tratta

Per poter programmare gli interventi di manutenzione è necessario conoscere il proprio patrimonio immobiliare alla perfezione e saper pianificare gli interventi necessari nel tempo: lo scopo è che edifici, impianti e infrastrutture continuino a svolgere correttamente tutte le loro funzioni.

Non possiamo parlare quindi della semplice creazione di un calendario degli interventi, anzi: la manutenzione programmata nella PA richiede prima di tutto un censimento di immobili e impianti aggiornato, la raccolta di tutte le informazioni tecniche necessarie e disponibili, ma anche la ricerca e definizione di quelle che sono le priorità nella manutenzione e la pianificazione degli interventi ordinari. È necessario inoltre un monitoraggio continuo dello stato di conservazione dell’edificio e un periodico aggiornamento del piano di manutenzione.

Solo in questo modo, attivando le suddette strategie, è possibile intervenire quando il danno non si è ancora verificato o l’usura è ancora contenuta e risolvibile, evitando che criticità di bassa entità diventino poi problemi complessi e costosi da sistemare.

La riduzione delle emergenze

Diminuire le emergenze migliora il servizio offerto alla cittadinanza, visto che ogni edificio pubblico ospita attività essenziali per la collettività, basti pensare a scuole, edifici sanitari, uffici comunali, impianti sportivi, biblioteche, sedi amministrative.

Si tratta di servizi che devono garantire continuità di utilizzo, e infatti quando un impianto si blocca improvvisamente o una struttura diventa inutilizzabile, non si tratta di un danno solo per il patrimonio edilizio, ma per cittadini, dipendenti e utenti dei servizi. Grazie alla manutenzione programmata PA si riduce il rischio di sospendere le attività o chiuderle temporaneamente, di interventi straordinari non previsti, di differenti disservizi per l’utenza e di situazioni che richiedono interventi d’urgenza.

Attraverso una gestione preventiva, non è possibile chiaramente andare ad azzerare gli imprevisti, si possono però ridurre la frequenza e l’impatto degli stessi, con tutti i conseguenti benefici.

La gestione delle risorse economiche

Nella Pubblica Amministrazione è necessario pianificare attentamente la disponibilità di risorse economiche, e purtroppo le emergenze (manutentive e di qualsiasi altro genere) spesso costringono gli enti ad andare a reperire fondi previsti per altri fini, visti i tempi rapidi di richiesta, oppure anche a rinviare altri interventi programmati e comunque necessari e quindi modificare delle priorità che erano già state definite.

Pianificare tutti gli interventi di manutenzione invece consente di distribuire gli investimenti nel tempo, migliorando la prevedibilità della spesa e favorendo un’allocazione delle risorse più efficace, ove e quando possibile.

L’impatto sugli uffici tecnici

Le emergenze impattano direttamente anche sul lavoro degli uffici tecnici, che devono provvedere, in caso di emergenza, a:

• sopralluoghi non previsti;
• verifiche immediate;
• predisposizione degli atti amministrativi;
• gestione delle criticità operative;
• coordinamento dei fornitori.

In presenza di più episodi emergenziali, chiaramente il personale è costretto a lavorare in modalità reattiva, e il tempo per la pianificazione strategica del patrimonio viene meno. La manutenzione programmata PA previene in parte queste problematiche, permettendo di organizzare il lavoro secondo priorità definite, migliorando il coordinamento tra attività tecniche e procedure amministrative.

I vantaggi della pianificazione

Una manutenzione pianificata nelle PA consente di:

• migliorare le condizioni di sicurezza;
• preservare il valore degli edifici;
• ridurre il rischio di interventi straordinari molto onerosi;
• mantenere elevati standard qualitativi degli ambienti;
• prolungare la vita utile degli impianti.

Si considerano il ciclo di vita dell’immobile e la manutenzione come parte integrante della gestione del patrimonio, non un’attività accessoria. Diciamo anche che si investe sulla reputazione della Pubblica Amministrazione, perché la qualità degli edifici pubblici incide sulla percezione che i cittadini e gli utenti hanno dell’amministrazione.

Programmare la manutenzione nelle PA quindi non significa solo organizzare i vari interventi tecnici necessari all’interno dell’edificio, ma ridurre pressioni organizzative, emergenze, blocchi di servizio e investire sulla reputazione del servizio stesso, tutelando sia il patrimonio edilizio che la continuità dei servizi destinati ai cittadini.

Parliamo di programmazione manutentiva per patrimoni pubblici.