Un edificio efficiente non aspetta il guasto: parte da un piano

Disporre di un piano di manutenzione edifici efficiente significa ridurre guasti, governare costi, assegnare priorità e dare continuità operativa a edifici complessi nel tempo aziendale

Gli edifici non devono essere ritenuti esclusivamente come degli spazi fisici, anzi: per le aziende e la PA sono delle infrastrutture strategiche, che devono essere in grado di garantire diversi aspetti quali la sostenibilità dei costi nel tempo, la sicurezza e la continuità operativa.

Per questo è fondamentale prendersi cura del piano di manutenzione edifici, che deve essere progettato con meticolosa attenzione, in grado di prevenire guasti improvvisi e conseguenti spese impreviste, oltre che mantenere gli immobili conformi alle normative ed efficienti nel tempo.

Il tempo di intervenire solo quando si verifica un problema è ormai passato, si tratta infatti di un vecchio metodo, un approccio cosiddetto “reattivo” oggi considerato obsoleto, perché genera potenzialmente dei costi più elevati, maggiori interruzioni operative e rischi per la sicurezza.

Lo scopo di questo articolo è guidare nella progettazione di un piano di manutenzione edifici efficace, partendo da un’approfondita analisi delle priorità, del budget e dall’indispensabile gestione dei rischi.

Piano di manutenzione edifici: di che cosa si tratta

Si tratta nel dettaglio di un documento strategico che deve definire:

• le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria dell’infrastruttura stessa;
• la frequenza e i tempi di intervento;
• le priorità tecniche;
• le risorse economiche che servono;
• le responsabilità operative.

L’obiettivo principale di un piano di manutenzione edifici che funziona realmente è garantire l’efficienza dell’edificio nel tempo, prevenendo il degrado e diminuendo il rischio di guasti o interruzioni dei servizi.

Questo, per aziende e pubbliche amministrazioni, si traduce anche in:

• garanzia della sicurezza per cittadini e dipendenti;
• protezione del valore degli asset immobiliari;
• annullamento delle emergenze costose;
• pianificazione corretta del budget.

Il piano di manutenzione edifici quindi è un vero e proprio strumento di governance dell’immobile, non può essere considerato solamente un documento tecnico, un doveroso adempimento, ma parte della strategia.

Perché è importante avere un piano strutturato e a cosa serve

L’importanza del piano di manutenzione edifici strutturato si traduce in una necessità fondamentale: evitare problematiche nella gestione di edifici complessi. Infatti, senza una pianificazione mirata, è molto probabile che ci si ritrovi a gestire prima di tutto costi imprevisti e imprevedibili, anche molto elevati, causati dal fatto che si interviene solo quando emerge un guasto, il più delle volte molto grave da riparare. Lavori urgenti, fornitori non pianificati e costi molto più alti rispetto a chi si avvale della manutenzione preventiva.

Non è tutto, si rischiano anche interruzioni operative, infatti problemi strutturali, manutenzioni improvvise e guasti agli impianti ovviamente possono bloccare le attività aziendali o i servizi pubblici, un rischio critico importante soprattutto per chi ha sedi operative o edifici aperti al pubblico. E infine crescono i rischi inerenti la sicurezza e il rispetto delle norme, gli impianti infatti molto spesso devono rispettare dei controlli periodici obbligatori.

A cosa serve quindi, nel dettaglio, un piano di manutenzione edifici accurato? A tenere monitorate le scadenze, ma anche a diminuire i rischi legali e le responsabilità amministrative.

Quali sono gli elementi chiave che deve contenere un buon piano

Un piano di manutenzione edifici efficace deve integrare analisi tecnica, pianificazione economica e gestione dei rischi, e quindi:

• analisi dello stato dell’edificio, nel dettaglio quindi la situazione delle strutture, degli impianti, il livello di obsolescenza e le criticità dal punto di vista della sicurezza, l’efficienza energetica. Si tratta di una fase spesso svolta attraverso audit tecnici o sopralluoghi specialistici, che portano alla creazione di una fotografia precisa da cui partire, individuando appunto eventuali criticità, rischi e inefficienze, proponendo azioni correttive per il miglioramento continuo;
• mappatura degli asset, ogni edificio presenta differenti componenti e sistemi, tra cui impianti elettrici, impianti HVAC, sistemi antincendio, impianti idraulici, sistemi di sicurezza, coperture, facciate, infrastrutture IT e tecniche. In questo ambito, un piano di manutenzione edifici efficace prevede un inventario completo degli asset con relative informazioni tecniche, per poter gestire la manutenzione in modo strutturato e non frammentato;
• passiamo poi alla definizione delle priorità, perché è ovvio che non tutti gli interventi di manutenzione hanno lo stesso livello di urgenza e che le attività debbano quindi essere classificate in base al rischio per la sicurezza, all’impatto sulle attività operative, ai costi dell’intervento, alle probabilità di guasto. Una valutazione importante, che dà la possibilità di stabilire priorità tecniche e temporali, evitando interventi inutili e sprechi;
• pianificazione economica, un grande vantaggio dell’avere un piano di manutenzione edifici curato e ben strutturato? La possibilità di prevedere i costi nel medio e nel lungo periodo. Attraverso la pianificazione economica è possibile distribuire gli investimenti nel tempo, ottimizzare l’uso del budget, diminuire gli interventi emergenziali, tutti aspetti fondamentale per PA e aziende, per una gestione sostenibile delle risorse;
• programmazione degli interventi, nel momento in cui l’azienda ha definito le priorità e i budget, allora il piano deve stabilire quando eseguire gli interventi. La programmazione permette di ridurre il rischio di guasti e prolungare la vita utile degli impianti.

Manutenzione preventiva: perché è importante e ruolo

Ancora oggi troppe organizzazioni private e pubbliche spendono una cifra eccessiva per assenza (o quasi) di prevenzione e un eccesso di interventi di manutenzione straordinaria, non considerando che la manutenzione preventiva è una delle strategie più efficaci per evitare il fermo attività, diminuire i costi, prolungare la durata degli impianti e migliorarne sicurezza e affidabilità

La manutenzione preventiva può ridurre i costi fino al 30-40% rispetto alla gestione reattiva, e questo emerge da differenti analisi e studi condotti dai facility manager. Ecco perché un piano di manutenzione edifici accurato dovrebbe sempre avere come priorità l’inserimento di interventi programmati e non emergenze.

Gestione dati e digitalizzazione dei piani

Oggigiorno non possiamo più parlare di piani statici come una volta, la digitalizzazione infatti rende aggiornabili in tempo reale tutti gli strumenti nelle mani di aziende e pubbliche amministrazioni. Gli strumenti digitali moderni danno la possibilità di monitorare gli interventi e le scadenze, gestire i fornitori, analizzare i costi e raccogliere i dati sugli impianti, trasformando così la manutenzione da attività operativa a processo strategico.

Avere nelle mani dei dati strutturati dà alle aziende e alle PA la facoltà di prendere decisioni più rapide e basate su evidenze.

Gli errori da non commettere

Quali sono gli errori ricorrenti che è meglio evitare nella gestione della manutenzione degli edifici? Vediamone alcuni tra i principali:

• mancanza di visione strategica e di dati aggiornati, non esiste una mappatura completa degli impianti o delle scadenze di manutenzione;
• insufficiente pianificazione economica, senza una previsione dei costi nel tempo, i budget diventano più complicati da gestire;
• interventi frammentati, a causa della mancanza di coordinamento tra attività e fornitori, con conseguenti duplicazioni di lavoro e inefficienze.

Come iniziare a progettare un piano di manutenzione edifici efficace

Se non avete ancora una pianificazione strutturata, il nostro consiglio è iniziare con alcuni semplici passaggi chiave, che riguardano l’analisi tecnica degli edifici, l’inventario degli impianti e degli asset, la valutazione dei rischi operativi, la stima dei costi di manutenzione nel tempo e la definizione delle priorità di intervento, per poter così realizzare una roadmap chiara per la gestione degli immobili.

Valutazione preliminare: quanto può essere importante

Una valutazione preliminare può realmente fare la differenza, perché ogni edificio ha caratteristiche differenti, a partire banalmente dalle dimensioni, fino ad arrivare alla destinazione d’uso e al livello di complessità gestionale. Ecco perché un piano di gestione edifici efficace non può essere un documento standardizzato e una valutazione preliminare consente di individuare criticità nascoste e definire le priorità, oltre a stimare gli investimenti necessari.

Per chi gestisce immobili aziendali o strutture della pubblica amministrazione, il primo passo è comprendere lo stato reale degli edifici e le priorità di intervento. Prenota una call esplorativa sul tuo piano di manutenzione, così potrai analizzare le criticità degli immobili, valutare l’attuale impostazione della manutenzione e definire le basi per un piano di manutenzione edifici ben strutturato e sostenibile.