Facility Management: gestione completa di edifici

Che cosa intendiamo quando parliamo di facility management e come offre una gestione completa e ottimizzata delle strutture edilizie

Prima di spiegare come può essere applicato, diamo una definizione di Facility Management (FM): si tratta innanzitutto di una disciplina aziendale. La materia di cui si occupa è la gestione delle risorse e degli spazi che si trovano all’interno di uno o più edifici – in maniera strategica e integrata – allo scopo di assicurare un ambiente confortevole, sicuro ed efficiente agli occupanti.

Parliamo di Facility Management come di quella disciplina che mira alla massima funzionalità e operatività degli immobili interessati: lo scopo è riuscire a ottimizzare le risorse disponibili, così facendo i costi di gestione si riducono. Chi si occupa di questo? Il Facility Manager, che coordina tutte le attività di manutenzione e gestione degli edifici o dei complessi di immobili.

Le attività

Ma qual è l’insieme di attività compreso nella definizione di Facility Management? Tutte quelle che non riguardano strettamente il core business dell’azienda, ma che comprendono la sicurezza, le telecomunicazioni, la manutenzione e così via.

Per Facility Management intendiamo quindi il processo che serve a edifici e servizi che supportano l’azienda (quindi appunto le facility) per gestire le fasi di progettazione e controllo e assicurare livelli di servizio che possano soddisfare quelle che sono le esigenze aziendali. Tutto serve per creare un ambiente di lavoro di qualità sia sotto il punto di vista dei comfort che alle migliori condizioni economiche.

Come gestire in maniera completa e ottimale le infrastrutture

Come detto in apertura, l’obiettivo del Facility Management è proprio supportare l’attività principale dell’azienda, per poterne aumentare l’efficienza. Detto ciò, serve l’integrazione di:

• strategia: utile in ogni decisione che riguarda la scelta dei fornitori, il reperimento dei servizi, la distribuzione delle risorse e così via;
• analisi dei bisogni del cliente;
• controllo dei risultati della gestione;
• controllo dell’efficienza nell’erogazione del servizio;
• analisi e individuazione di nuove tecniche e di tecnologie innovative;
• gestione e coordinamento dei servizi e dell’erogazione degli stessi.

Facility Management: di che cosa si occupa il manager

Il manager in questione si occupa di una serie eterogenea di compiti, toccando quindi diverse aree di competenza. Prima di tutto deve essere in grado di gestire gli spazi e di pianificarli, perché le aree interne all’edificio devono essere organizzate al meglio e ottimizzate, in modo da essere idonee alle varie attività lavorative. Capita molto spesso infatti che, prima di procedere alla suddivisione degli spazi, sia necessario intervenire con lavori di riorganizzazione dell’interno dell’edificio o addirittura con opere di ristrutturazione.

Il Facility Manager si occupa poi di tutte quelle che sono le attività di manutenzione e supporto, ciò significa che controlla i servizi che permettono all’edificio di funzionare in maniera corretta, che per loro natura devono essere costantemente monitorati dal professionista. Per fare un esempio, tra i servizi più importanti che hanno bisogno di cura e gestione ci sono le forniture di acqua, gas e corrente elettrica, per non dimenticare comunque il funzionamento di eventuali ascensori, scale mobili e simili. Tutto deve essere costantemente in sicurezza e deve funzionare in maniera corretta.

Facility management, come abbiamo visto, significa anche organizzare le risorse disponibili e il personale che si occupa della gestione dell’immobile, come eventuali custodi e addetti alla manutenzione. È il Facility Manager a dover formare adeguatamente il personale, garantendo che ogni individuo abbia in mano le risorse che servono per svolgere il proprio lavoro in maniera ottimale ed efficace. Non dimentichiamo il capitolo costi, estremamente importanti, anch’essi gestiti nell’ambito del Facility Management. Il manager deve saper gestire il budget assegnato per le sue attività, ottimizzando le risorse economiche per il raggiungimento degli obiettivi.