IA manutenzione documentale: perché serve prima l’intelligenza organizzativa

Che cosa intendiamo con il termine “intelligenza organizzativa” e per quale motivo è fondamentale prima di procedere con sistemi di intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale ormai negli ultimi anni è diventata (e diventa sempre più) protagonista nelle strategie di innovazione delle industrie di ogni settore e delle pubbliche amministrazioni. Le promesse fatte dall’IA sono enormi, partendo dalla manutenzione predittiva per arrivare alla gestione degli asset e infine anche all’ottimizzazione dei processi operativi.

Eppure spesso si trascura un passaggio che è invece di fondamentale importanza, prima di parlare di intelligenza artificiale e di implementare l’IA nelle strutture, è assolutamente necessario avere delle fondamenta organizzative più che solide su cui basarsi.

Se parliamo nel dettaglio di IA manutenzione documentale, il tema centrale di questo articolo, allora c’è un nodo cruciale a cui prestare attenzione: l’intelligenza artificiale non arriva ovunque, l’uomo è fondamentale, e infatti “la macchina” non è in grado di interpretare correttamente il caos.

Senza dati affidabili, in mancanza di documenti accessibili e di processi chiari, l’IA fallisce, e non solo: rischia addirittura di andare ad amplificare inefficienze e disordine. Per questo devi leggere attentamente quello che stiamo per spiegare.

L’IA non sistema tutto, anzi

L’errore che fanno oggi parecchie organizzazioni è quello di guardare all’intelligenza artificiale come a una soluzione in grado di risolvere problemi strutturali, compito che invece resta nelle mani dell’uomo. Per fare degli esempi: archivi disorganizzati, dati incompleti, procedure non standardizzate. A questo non può “pensarci” l’IA.

E capirlo è molto semplice: tutti gli algoritmi, anche i più avanzati, si basano su dati. Per questo è fondamentale che quei dati siano:

• ben strutturati o almeno interpretabili;
• costantemente aggiornati;
• coerenti tra loro;
• ben contestualizzati.

Se l’input è disordinato, allora ovviamente l’output sarà inaffidabile, non può essere altrimenti. Questo vale in particolar modo nella manutenzione, è qui che le decisioni operative hanno un impatto molto concreto e importante sulla continuità produttiva, sui costi e sulla sicurezza.

Caos documentale, un grande problema

Nelle industrie e nelle pubbliche amministrazioni, soprattutto quelle di vecchia generazione e attive da decenni, purtroppo è difficile trovare un buon patrimonio documentale. Nella maggior parte dei casi, anzi, è a dir poco frammentato. Cosa significa? I manuali tecnici sono salvati in cartelle diverse e difficilmente reperibili, le schede di manutenzione sono ancora in formato cartaceo oppure in PDF non indicizzati, le procedure non sono aggiornate, i dati sugli asset non sono ordinati ma distribuiti su più sistemi.

Lavorare in queste condizioni, anche per l’IA, è praticamente impossibile. O meglio, si può, ma come dicevamo prima, l’output risulta confusionario. In questo contesto è infatti troppo difficile trovare le informazioni corrette, lo è per le persone, figuriamoci per un sistema IA.

Se si decide quindi di introdurre un progetto di IA manutenzione documentale, è necessario prima di tutto risolvere queste criticità, altrimenti il rischio di alimentare il sistema con informazioni incomplete, obsolete o incoerenti è inevitabile e si avranno solo risposte sbagliate, suggerimenti fuorvianti e perdita di fiducia nella tecnologia.

Prima dell’intelligenza artificiale serve l’intelligenza organizzativa

Prima di agire e iniziare a lavorare con l’IA quindi è necessario costruire un ecosistema informativo in cui dati, documenti e processi siano accessibili a tutti, facilmente reperibili, coerenti e senza duplicazioni o contraddizioni, governati con regole chiare di gestione e responsabilità ben definite, aggiornati e allineati alla realtà operativa.

Si tratta di un lavoro organizzativo, metodologico e culturale che ha bisogno di una mappatura dei flussi informativi, la definizione di standard documentali da rispettare, l’introduzione di sistemi di gestione documentale aggiornati e l’assegnazione di ruoli e responsabilità fissi (chi aggiorna cosa, come e quando).

È solo qui che può entrare veramente in gioco l’IA e diventare un acceleratore, e non un moltiplicatore di problemi.

Il grande potenziale di IA e manutenzione

L’intelligenza artificiale, sistemato tutto quanto appena detto, può avere un impatto straordinario nella manutenzione e nel facility management. Può essere applicata infatti:

• come strumento di supporto agli operatori, per accesso rapido a informazioni tecniche;
• per la manutenzione predittiva, analizzando i dati per anticipare i guasti;
• per ottimizzare gli interventi e pianificarli in maniera più efficiente;
• per l’automazione delle diagnosi, dando suggerimenti basati su dati storici.

Nel contesto della IA manutenzione documentale, l’intelligenza artificiale è riconosciuta per la sua grandiosa capacità di interrogare grandi volumi di documenti tecnici e restituire risposte pertinenti in tempo reale, semplificando (e non poco) il lavoro dell’uomo.

È chiaro che tutto questo è possibile solo se le informazioni sottostanti sono affidabili.

L’IA può amplificare il disordine: gli errori da non commettere

Ormai lo abbiamo spiegato: senza una base solida, l’introduzione dell’IA può avere effetti controproducenti.

Se i documenti di un’industria o una pubblica amministrazione non sono aggiornati o sono scorretti o duplicati, allora il sistema guidato dall’intelligenza artificiale potrebbe suggerire delle procedure ormai superate, basarsi su dati incompleti, generare delle risposte non coerenti, confondere versioni differenti dello stesso documento.

E tutto questo non può essere visto come un piccolo dettaglio, tutt’altro: per una grande organizzazione, può tradursi in errori operativi, inefficienze e rischi.

L’IA, in questo senso, deve essere vista proprio come uno specchio: riflette la qualità dell’organizzazione. Se questa è disordinata, allora l’intelligenza artificiale lo rende evidente e purtroppo rischia anche di amplificare i problemi.

Dati, documenti e processi: tutto quel che serve

Per rendere efficace un progetto di IA manutenzione documentale bisogna lavorare su tre pilastri fondamentali: i dati, i documenti e i processi.

Partiamo dai dati, che devono essere corretti, completi, integrati tra sistemi differenti e normalizzati. Arriviamo poi all’intero patrimonio documentale, che deve essere indicizzato, digitalizzato e classificato seguendo dei criteri chiari. Come abbiamo sottolineato infatti non basta avere i documenti, devono essere trovabili e utilizzabili.

Infine i processi devono essere ben definiti, standardizzati, monitorati e tracciati. Senza processi chiari, anche i migliori dati e documenti perdono il loro valore.

Sistemi di gestione documentale: a cosa servono

Adottare sistemi di gestione documentale evoluti è la chiave di questo processo, perché consentono di centralizzare le informazioni, gestire i permessi di accesso, automatizzare i flussi documentali e garantire la tracciabilità di ogni modifica, oltre a essere la base ideale su cui costruire applicazioni di IA, perché offrono dati strutturati e governati.

Intelligenza organizzativa prima dell’intelligenza artificiale: è questo che significa cambiare mentalità e non solo introdurre nell’azienda o nella propria organizzazione nuovi strumenti, ma cambiare proprio modo di pensare.

È necessario iniziare a considerare i dati come asset strategici, dare valore alla qualità dell’informazione, ma anche investire nella formazione delle persone e promuovere la collaborazione tra funzioni.

L’intelligenza artificiale infatti non può sostituire queste dimensioni, anzi, le rende ancora più importanti.

L’approccio all’IA: graduale e sostenibile

Le organizzazioni che vogliono introdurre l’IA nella manutenzione, secondo nostro parere, devono partire dalle basi.

Si dovrebbe prevedere un assessment iniziale con conseguente analisi dello stato attuale di dati, processi e documenti, razionalizzazione degli stessi con eliminazione dei duplicati, definizione degli standard e aggiornamento di tutti i contenuti.

Solo allora si può passare alla fase di digitalizzazione e integrazione, adottando piattaforme che centralizzano le informazioni, procedendo poi alla governance, definizione di ruoli, regole e responsabilità e infine, solo a questo punto, introduzione dell’intelligenza artificiale.

Il vantaggio competitivo

Le organizzazioni che sono in grado di riordinare tutto il patrimonio documentale e informativo ottengono un vantaggio competitivo concreto, in termini di riduzione degli errori, decisioni più rapide e informate, migliore utilizzo delle tecnologie avanzate e maggiore efficienza operativa.

Ed è proprio qui che entra in gioco la IA manutenzione documentale, che diventa un abilitatore potente, in grado di trasformare il modo in cui si gestiscono gli asset e le attività di manutenzione. L’intelligenza artificiale, lo abbiamo detto, è davvero un’opportunità imperdibile per industrie e pubbliche amministrazioni, ma non può e non deve essere vista come una scorciatoia.

Prima è necessario che l’organizzazione sia capace di gestire in modo efficace dati, documenti e processi. Allora sì che l’IA può diventare un vero alleato nella manutenzione e nel facility management, e non un fattore di rischio. Parliamo di dati, documenti e processi prima di parlare di IA.